Udgiftsbilag
Hvornår skal jeg bruge udgiftsbilag?
Hver gang du som medlem af YFU har haft en udgift, f.eks. til transport eller hvis du har købt noget til et arrangement,
skal du udfylde et udgiftsbilag. Så sørger vi for, at du får refunderet dine penge.
Husk at læse instruktionerne til, hvordan du udfylder bilaget, grundigt igennem!
Sådan udfylder du et udgiftsbilag
1. For at få refunderet dine udgifter skal du være medlem af YFU Danmark.
2. Du skal indsende et udgiftsbilag for hvert arrangement. Du må gerne anføre flere forskellige slags udgifter på samme udgiftsbilag, f.eks. mad og transport, hvis det er fra samme arrangement.
3. Dokumentation for de afholdte udgifter skal uploades i formularen. Af dokumentationen skal fremgå, hvad der er købt hvornår. Kreditkortkvittering, kontoudtog fra banken eller kopier af originale faktura/boner godtages ikke som gyldig dokumentation.
Rejs altid billigst muligt
4. Vi opfordrer til, at I altid benytter billigst mulige transport, fx DBS Orange Fri billetter, der refunderes helt op til 30 minutter inden afgang. Rejser du med DSB rejsekort i forbindelse med et YFU-arrangement, finder du din refusionsdokumentation ved at gå ind på www.rejsekort.dk. Husk at uploade rejsedokumentation i formularen.
5. Hvis du bruger sms-billet/billet købt via smartphone, er du selv ansvarlig for at indhente og vedlægge gyldig dokumentation i henhold til ovenstående. Ved billetter købt via DSB’s app kan du tage et skærmbillede og uploade det i formularen. Udgifter til sms-takst, data eller andet i forbindelse med køb af billet(er) refunderes ikke.
6. Du skal udfylde både navn, kontakt- og kontooplysninger, dato, sted og formål med aktiviteten i formularen.
7. Formularen med tilhørende dokumentation skal være udfyldt senest to måneder efter udgiften er afholdt – ellers refunderes udgiften ikke. Alle bilag for et givent regnskabsår skal være indsendt, inden regnskabsåret er slut. F.eks. skal udgifter afholdt i december være sekretariatet i hænde senest 31/12 samme år.
8. Du skal selv indsende formularen.
9. Bilaget skal godkendes af din regionsleder, hvis der er tale om en aktivitet i regionen.
Dvs. at hvis du har holdt et arrangement i regionen, og du har haft udgifter til transport eller lign., så skal din regionsleder godkende, inden bilaget sendes til sekretariatet.
Gælder ikke bestyrelsesmedlemmer eller kontaktpersoner.
Det er dit eget ansvar, at tidsfristen overholdes og at sekretariatet får godkendelses-e-mailen eller formularen. Vær i god tid, så din regionsleder kan nå at godkende din udgift!
Sekretariatet kan kun refundere udgifter, såfremt ovenstående betingelser er opfyldt.
Til regionslederen
Godkendelse af udgift skal sendes pr. mail til YFU Danmark på yfu@yfu.dk
Godkendelses-e-mailen skal indeholde oplysninger, der kan kæde e-mailen sammen med udgiftsbilaget. Følgende oplysninger skal derfor fremgå af e-mailen:
- Navn på udgiftshaver og regionsleder
- Dato for arrangement
- Udgiftsbilagets samlede beløb.
Et eksempel: ”Jeg godkender hermed, at xxx har afholdt en udgift på xx kr til togbillet den dd.mm.åååå. Med venlig hilsen yyyy”.